Giáo án Tin học văn phòng

LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn phòng bao gồm rất nhiều các công việc và không thể thiếu được sự trợ giúp của máy tính. Môn học Tin văn phòng nhằm giúp cho người học sử dụng được các chức năng cơ bản của các chương trình ứng dụng trong bộ Office do hãng Microsoft cung cấp. Đó là, chương trình soạn thảo Word và bảng tính điện tử Excel.
Hiện nay, đã có rất nhiều tài liệu, giáo trình viết về Tin văn phòng nhưng vẫn chưa tương ứng, phù hợp với yêu cầu, nội dung và thời gian cho học sinh, sinh viên trong trường. Sau một thời gian giảng dạy ở khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học sư phạm kỹ thuật Hưng Yên, chúng tôi viết cuốn sách này nhằm cung cấp tài liệu học tập cho sinh viên phù hợp với chương trình môn học Tin văn phòng. Các đối tượng học môn tin văn phòng tại trường gồm: học sinh các lớp trung học thuộc khoa Công nghệ thông tin, sinh viên các lớp cao đằng và đại học thuộc khoa Sư phạm kỹ thuật. Chúng tôi đã cố gắng biên soạn các tài liệu tương ứng cho các đối tượng. Tài liệu này giành cho sinh viên các lớp đại học - khoa Sư phạm kỹ thuật với thời lượng 4 đvht (2 đvht lý thuyết và 2đvht thực hành)
Chúng tôi mong rằng tài liệu này đáp ứng được một phần nào nhu cầu của học sinh, sinh viên.
Khoa Công nghệ thông tin
MỤC LỤC
PHẦN I.	MICROSOFT WINWORD
Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn bản
1.1. Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản, những yêu cầu, và những quy trình soạn thảo văn bản
1.1.1. Khái niệm về kỹ thuật soạn thảo văn bản
	Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó.
	Kỹ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong các quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo đến khi soạn thảo, và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình và những đòi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản.
1.1.2. Ý nghĩa của kỹ thuật soạn thảo văn bản
	Kỹ thuật soạn thảo văn bản có rất nhiều ý nghĩa. Nhưng ý nghĩa có tính chất cơ bản nhất phải kể đến là làm cho người nhận được văn bản dễ hiểu, và hiểu được một cách thống nhất.
1.1.3. Những yêu cầu về việc soạn thảo văn bản
	1. Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá.
	2. Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác. 
	3. Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức. Thể thức được nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v...
	4. Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp. Nếu thụât ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản.
	5. Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn.
1.1.4. Tóm tắt các bước soạn thảo văn bản
1. Bước chuẩn bị
	1. Xác định mục tiêu 
	2. Chọn loại văn bản
	3. Sưu tầm tài liệu
	- Hồ sơ nguyên tắc
	- Hồ sơ nội vụ
	4. Xin chỉ thị cấp lãnh đạo
	5. Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan
	6. Suy luận ( các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc)
	- Thẩm quyền
	- Hình thức
	- Vi phạm pháp luật
2. Bước viết dự thảo
	1. Lập dàn bài
	2. Thảo bản văn theo dàn bài
	3. Kiểm tra
3. Các bước in ấn và trình ký văn bản
1.2. Thể thức và bố cục văn bản
1.2.1. Thể thức văn bản
	 Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động các cơ quan. Thể thức là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu về tiêu chuẩn hoá văn bản. Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính của ta bao gồm những yếu tố sau:
	- Quốc hiệu;
	- Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản;
	- Cơ quan (tác giả) ban hành;
	- Số và ký hiệu của văn bản;
	- Cơ quan ( cá nhân) nhận văn bản;
	- Tên loại văn bản;
	- Trích yếu nội dung;
	- Nội dung văn bản;
	- Chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền;
	- Con dấu.
Tóm lại, thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
1.2.2. Bố cục văn bản
	Thứ văn bản thông dụng nhất, hay được sử dụng nhất là công văn hành chính. Ta hãy chọn loại này để phân tích các yếu tố tạo thành văn bản.
	Văn thư hành chính ( Công văn hành chính thường có 4 phần cấu tạo nên:
	- Tiên đề
	- Thượng đề
	- Chính đề
- Hậu đề.
 Tóm tắt bố cục văn bản thông thường
1. Phần tiên đề
	- Quốc hiệu
	- Địa điểm thời gian
	- Cơ quan ban hành
2. Phần thượng đề
	- Nơi nhận nếu là công văn không có tên gọi
	- Tên gọi văn bản
	- Số và ký hiệu
	- Trích yếu
	- Căn cứ ( tham chiếu)
3. Phần nội dung (chính đề)
	- Khai thư (mở đầu văn bản)
	- Thân thư (các vấn đề cần đề cập trong văn bản)
	- Kết thư (lời cảm, xã giao)
4. Hậu đề
	- Ký tên
	- Văn bản đính kèm
	- Nơi nhận, bản sao
 Dưới đây là mẫu trình bày các thành phần trong văn bản quản lý Nhà nước: TCVN 5700-1992:
Chú thích: 
	- Ô số 1: ghi tác giả ban hành văn bản
	- Ô số 2: ghi quốc hiệu
	- Ô số 3: ghi số và ký hiệu văn bản
	- Ô số 4: Ghi địa danh và ngày tháng
	- Ô số 5a: ghi nơi nhận văn bản (trường hợp văn bản là công văn thường)
	- Ô số 5b: ghi nơi nhận văn bản (trường hợp là văn bản có tên gọi)
	- Ô số 6a: ghi tên loại trích yếu nội dung (đối với văn bản có tên gọi)
	- Ô số 6b: ghi tên loại trích yếu nội dung (đối với công văn)
	- Ô số 7: ghi trình bày nội dung văn bản
	- Ô số 8: ghi quyền hạn chức vụ của người ký
	- Ô số 9: chữ ký của người có thẩm quyền
	- Ô số 10: họ tên người ký văn bản
	- Ô số 11: dấu của cơ quan
	- Ô số 12: trình bày các yếu tố của một văn bản sao
- Ô số 13: ghi dấu mật hoặc khẩn	- Ô số 14: ghi chữ "dự thảo" nếu cần.
30
14
1
2
3
4
6b
6a
13
5a
7
8
11
12
9
10
Sơ đồ bố trí các bộ phận cấu thành văn bản
	Cơ quan chủ quản	quốc hiệu
	Cơ quan ban hành văn bản	Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản
	--------	
	Số và ký hiệu văn bản
	Cơ quan (cá nhân) nhận văn bản
	Trích yếu nội dung	(Đối với công văn)
	của văn bản
	(Đối với công văn)
	Tên loại và trích yếu nội dung
	(Đối với văn bản có tên gọi)
nội dung của văn bản
1 . .........
2 . .........
3 . .........
	Cơ quan cá nhân nhận văn bản	Chức vụ của người ký văn bản
	1.Đối với văn bản có tên gọi: ghi 	Chữ ký và dấu của cơ quan
	đầy đủ tên các cơ quan cần giải 	Họ và tên người ký
	quyết và có liên quan đến văn bản
	2. Đối với công văn: ghi tên các 
	cơ quan có liên quan
1.3. Cách dùng các chấm trong câu
	Các dấu chấm câu là những dấu viết có mục đích chỉ rõ mạch lạc giữa những từ; những mệnh đề trong một câu văn, và giữa những những câu trong một đoạn văn. Khi nói, những mạch lạc này được biểu lộ bằng giọng nói, lúc nhanh lúc chậm, lúc to, lúc nhỏ.
	a. Dấu phẩy
	 Dấu phẩy (,) thường có 3 công dụng sau:
- Chia nhiều từ hay nhiều mệnh đề cùng thuộc về một loại, cùng đóng một vai trò giống nhau.
Ví dụ: những ban hành mệnh lệnh gồm có: thông tư, huấn thị, công văn, sự vụ lệnh, công vụ lệnh, v.v...
- Ngăn cách thành phần phụ đặt trước chủ từ và động từ, khi câu văn dùng mỹ từ pháp đảo ngữ.
Ví dụ: Dự án cất công thự nói trên, các nhà thầu phải cam kếtthực hiện xong trong thời gian dự liệu.
- Đóng khung những chữ hay mệnh đề có mục đích giải nghĩa hay nhấn mạnh cần được lưu ý.
Ví dụ: Công điện là bản văn hành chính trong trường hợp nơi nhận gần nơi gửi, sẽ được mang tay và được gọi là công điện mang tay. 
	Trong văn bản hành chính, còn có trường hợp dùng dấu phẩy xuống hàng như sau:
Tổng giám đốc trên trọng kính mời
Ông Trần Văn Mỗ,
Nghề nghiệp: ...,
Cư ngụ tại số...đường ... Hà nội, 
Đến văn phòng Tổng công ty về việc ... trong giờ làm việc.
	b. Dấu chấm phẩy
	Dấu chấm phẩy (;) có công dụng của một dấu phẩy, nhiều hơn công dụng của một dấu chấm, dùng để chia một câu dài thành nhiều thành phần câu, mỗi phần câu đã diễn hết một ý, nhưng những ý này có liên quan đến nhau.
Ví dụ: Về phương diện tổ chức, cơ quan công quyền giống như một tổ chức tư nhân, người bàng quan không thấy có điểm gì khác biệt; về phương diện điều hành, cơ quan công quyền đã khác rất nhiều một tổ chức tư nhân.
	Trong văn bản cũng có trường hợp dùng dấu chấm phẩy xuống hàng vừa có tác dụng ngăn cách các phần trong câu, đồng thời làm tăng tính trang trong của vấn đề. Cách thức này thường dùng trong phần thượng đề của văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản hành chính.
Ví dụ: "Tổng Thanh tra Nhà nước
- Căn cứ Pháp lệnh Thanh tra ngành 1-4-1991;
- Căn cứ vào Nghị định 244-HĐBT, ngày 30-6-1990 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức của hệ thống Thanh tra Nhà nước và biện pháp bảo đảm hoạt động thanh tra;
- Căn cứ vào Nghị định 191-HĐBT ngày 18-6-1991 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành quy chế thanh tra viên;
- Sau khi thống nhất ý kiến với Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức và Cán bộ của Chính phủ,
Quyết định"
c. Dấu chấm
 Dấu chấm (.) dùng để chấm dứt một câu, cắt đoạn một ý. Dấu chấm chỉ dùng để phân cách giữa các câu, không được dùng đề phân cách các thành phần trong câu. Phải cân nhắc trên cơ sở nội dung ý nghĩa, mục đích diễn đạt và kết cấu ngữ pháp của câu để quyết định việc dùng dấu chấm.
 Có hai cơ sở lấy làm căn cứ để xét xem một dấu chấm đã đặt đúng vị trí hay sai vị trí:
1) Nội dung thông báo trong câu văn đã trọn vẹn một ý. Khi chưa trọn vẹn thì chưa đặt dấu chấm;
2) Tương ứng với nội dung thông báo trên câu đã được viết với đầy đủ thành phần.
	d. Dấu chấm xuống hàng
 Dấu chấm xuống hàng có kỹ thuật viết như dấu chấm, nhưng thường dùng để cách đoạn mạch văn. Khi đã diễn tả xong một ý lớn, chuyển sang ý lớn khác nên dùng dấu chấm xuống hàng, làm cho văn bản thêm sự rõ ràng mạch lạc. Ngược lại, trong văn bản hết sức tránh việc dùng dấu chấm xuống hàng bừa bãi, để làm văn bản rời rạc, lỏng lẻo.
	e. Dấu hai chấm (:)	
 Dấu hai chấm dùng để báo hiệu lời trích dẫn, hoặc câu văn có tính liệt kê trong nội dung diễn đạt.
Chú ... 
Feb
South
Other
1400
Feb
West
Hardware
15400
Feb
West
Software
900
Feb
West
Other
150
Mar
North
Hardware
23500
Mar
North
Software
1190
Mar
North
Other
1356
Mar
South
Hardware
22500
Mar
South
Software
2500
Mar
South
Other
590
Mar
West
Hardware
18650
Mar
West
Software
1050
Mar
West
Other
275
Month
Jan
Sum of Amount
Region
Category
North
South
West
Grand Total
Hardware
Other
Software
18500
530
975
21554
850
1125
29750
1500
1290
69804
2880
3990
Grand Total
20005
23529
32540
76074
Region
(All)
Sum of Amount
Month
Category
North
South
West
Grand Total
Hardware
Other
Software
69804
2880
3390
46440
2650
3200
64650
2221
4740
180894
7751
11330
Grand Total
76074
52290
71611
199975
Region
(All)
Sum of Amount
Category
Amount
Month
Hardware
Other
Software
Grand Total
Jan
Feb
Mar
69804
46440
64650
2880
2650
2221
3390
3200
4740
76074
52290
71611
Grand Total
180894
7751
71611
199975
Category
(All)
Month
Jan
Sum of Amount
Region
North
South
West
Grand Total
Total
20005
23529
32540
76074
Chương 8: Một số bài tập ứng dụng – in ấn
8.1. In toàn bộ dữ liệu trên bảng tính hiện hành
	Để in nhanh toàn bộ dữ liệu có trên bảng tính hiện hành ra máy in (với những thông số mặc nhiên của Excel), bạn chọn một trong hững cách sau:
1. Sử dụng nút Print, Print Preview trên Standard Toolbar
	1. Tạo mới (hoặc đọc lại) tập tin chứ dữ liệu cần in vào màn hình bảng tính hiện hành.
	2. Chọn một trong hai nút sau: 
	* Print Preview: để xem trang in trên màn hình.
	*Print : để in bảng tính hiện hành.
2. Sử dụng lệnh Print trên Menu
	1. Tạo mới (hoặc đọc lại) tập tin chứ dữ liệu cần in vào màn hình bảng tính hiện hành.
	2. Chọn lệnh [Menu] File > Print.
Xuất hiện hộp đối thoại Print.
	3. Lựa chọn và thay đổ các thông số khi cần thiết (xem phần hướng dẫn chi tiết ở những mục sau.)
	4. Chọn nút OK.
Excel xuất hiện thông báo về tình trạng in hiện hành, và tự động chuyển toàn bộ dữ liệu có trong bảng tính ra máy in.
 Lưu ý: 
	* Để huỷ bỏ việc in đang thực hiện, bạn cần nhấn phím Esc (hoặc nút Cancel).
	* Khi sử dụng nút Print, bạn không thể lựa chọn các thông số in cần thiết.
8.2. Lựa chọn phạm vi khối in
	Trong Excel, bạn có thể ấn định phạm vi khối dữ liệu cần in. phạm vi lựa chọn có thể là:
	* Một hoặc những khối dữ liệu trong bảng tính hiện hành.
	* Một hoặc những trang in trong bảng tính hiện hành.
	* Một số những bảng tính trong Workbook.
1. In một khối hoặc những khối dữ liệu trong bảng tính hiện hành
	- Lựa chọn phạm vi khối (hoặc những khối) dữ liệu cần in.
	- Chọn lệnh [Menu] File > Print (hoặc nhấn phím CTRL-P).
Xuất hiện hộp đói thoại Print.
	 - Chọn thông số (o) Selection trên khung Print What.
	 - Chọn nút OK.
Lưu ý:
	* Khi lựa chọn phạm vi khối in không liên lạc với nhau thì Excel sẽ in mỗi khối trên những trang in riêng biệt (theo thứ tự được lựa chọn).
2. Lựa chọn một hoặc những trang in trong bảng tính hiện hành
	- Chọn lệnh [Menu] File > Print (hoặc nhấn phím CTRL-P).
Xuất hiện hộp đối thoại Print.
	 - Chọn thông số (o) Selection trên khung Print What.
	 - Chọn thông số (o) Page (s) trên khung Page Range.
	 - Nhập số trang bắt đầu (hoặc dùng các nút tăng .giảm trị số)trên khung Form, nhập số trang kết thúc (hoặc dùng các nút tăng. giảm trị số) trên khung To.
	 - Chọn nút OK.
Lưu ý:
*Bạn nên chọn nút Print Preview để xem trang in trên màn hình trước và sau khi thực hiện bước 5 để kiểm soát số trang cần in.
3. Lựa chọn một số bảng tính cần in trong tập tin Workbook
	 - Lựa chọn những bảng tính cần in.
	 - Chọn lệnh [Menu] File > Print (hoặc nhấn phím CTRL-P).
Xuất hiện hộp đối thoại Print.
	 - Chọn thông số (o) Selected sheet (s) trên khung Print What.
	 - Chọn nút OK.
Lưu ý:
*Bạn nên chọn nút Print Preview để xem trang in trên màn hình trước và sau khi thực hiện bước 4 để kiểm soát việc in.
4. In toàn bộ những bảng tính có chứa dữ liệu trong tập tin Workbook
	- Chọn lệnh [Menu] File > Print (hoặc nhấn phím CTRL-P).
Xuất hiện hộp đối thoại Print.
	 - Chọn thông số: Entire workbook trên khung Print What.
	 - Chọn nút OK.
Lưu ý:
* Chỉ có những bảng tính chửa dữ liệu mới được in.
* Mỗi bảng tính sẽ được in trên những trang riêng biệt.
8.3. Làm việc với màn hình trang in
	Trước khi thực hiện việc in dữ liệu trong bảng tính hiện hành ra giấy, bạn nên kiểm tra lại nội dung và hình thức của dữ liệu trên màn hình trang in dể tránh những sai sót.
	Trong màn hình trang in, bạn có thể:
	* Phóng to/thu nhỏ tỉ lệ hiện thị trang in.
	* Điều chỉnh kích thước các lề trái, phải, trên, dưới của trang in và của vùng
 HEADER/FOOTER.
	* Thay đổi độ rộng của các cột.
1. Hiển thị màn hình trang in
	1. Tạo mới (hoặc đọc lại) tập tin workbook chứa dữ liệu cần in vào màn hình bảng tính hiện hành.
	2. Chọn một trong những cách thực hiện sau:
	* Chọn nút Print Preview trên Standard Toolbar.
	* Chọn lệnh [Menu] File > Print Preview .
	* Chọn nút Print Preview trong những hộp đối thoại: Print hoặc Page Setup.
Xuất hiện màn hình hiển thị toàn bộ trang in hiện hành.
Lưu ý:
* Bạn cần phóng to/thu nhỏ màn hình trang in, bạn chọn nút Zoom hoặc di chuyển con trỏ Mouse (có hình kính lúp )vào vị trí cần hiển thị và Click Mouse.
2. Giới thiệu các nút lệnh trong màn hình trang in
	+ Next: hiện thị những trang in (nếu có).
	+ Previous: hiện thị những trang in trước đó (nếu có).
	+ Zoom: phóng to/thu nhỏ tỉ lệ của màn hình trang in.
	+ Print: Thực hiện lệnh in, chuyển vào họp đối thoại Prin.
	+ Setup: Chuyển vào hộp đối thoại Page setup.
	+ Margins: điều chỉnh các lề và độ rộng cột.
	+ Close: đóng màn hình trang in và trở về bảng tính(không thực hiện lệnh in).
	+ Help: xem giúp đỡ về các nút lệnh trong màn hình trang in.
Lưu ý:
	* Khi không có những trang in kế tiếp hoặc trước đó thị những nút lệnh next, Previous sẽ bị mờ.
	* Nhấn phím Enter (hoặc nhấn phím mũi tên xuống) thay cho phím Next.
	* Nhấn phím mũi tên lên thay cho phím Previous.
	* Nhấn phím Home/End để hiển thị trang in đầu/cuối.
3. Điều chỉnh kích thước của các lề trang in, vùng Header/Footer và độ rộng cột trên màn hình trạng in
	1. Chọn nút Margins (trong màn hình trang in).
Excel xuất hiện các mốc vuông ở các lề trái, phải trên, dưới của trang in, vùng Header/Footer và ở hai bên cột dữ liệu.
	2. Drag trên những mốc vuông của lề hoặc cột cần điều chỉnh kích thước.
Trên dòng cuối của màn hình trang in sẽ xuất hiện kích cỡ hiện hành mỗi khi Drag trên những mốc vuông. excel sẽ tự động điều chỉnh lề và độ rộng cột trên trang in và trong bảng tính theo kích thước mới.
8.4. Lựa chọn/ thay đổi các dạng thức của trang in
1. Thay đổi các dạng thức của trang in.
	1. Chọn lệnh [Menu] File > Page Setup (hoặc chọn nút Setup trong hộp đối thoại Print).
Xuất hiện hộp đối thoại Page Setup.
	2. Lựa chọn và ấn định các thông số cần thực hiện trên các Tab
Page Tab:
+ Orientation: để thay đổi chiều in.
	- Portrait: in theo chiều dài của trang giấy.
	- Landscape: in theo chiều ngang của trang giấy.
+ Scaling: thay đổi tỉ lệ kích cỡ dữ liệu trong trang in. Tỷ lệ mặc nhiên là 100% (có giá trị thay đổi từ 10 đến 400%).
+ Paper: để thay đổi kích cỡ trang in.
+ Print Quality: để thay đổi chất lượng (số chấm điểm trên một inch).
+ First Page Number: ấn định số trang in bắt đầu.
Margins Tab:
+ Top/Bottom/Left/Right: để thay đổi khoảng cách giữa các lề của trang giấy và vùng Header/Footer.
+ Center on Page: canh dữ liệu theo:
	- Horizontally: chiều ngang trang in.
	- Vertically: chiều dọc trang in.
Header/Footer Tab: Tiêu đề đầu và cuối trang in (xem phần chi tiết trên mục Header/Footer).
Sheet Tab:
3. Chọn nút:
	* OK: chấm dứt việc khai báo, lựa chọn những thông số cần thực hiện và đóng hộp đối thoại Page setup.
	* Cancel: huỷ bỏ lệnh và đóng hộp thoại Page setup.
	*Print Preview: xem trang in trên màn hình.
2. In tiêu đề dầu (Header), tiêu đề của (Footer) trên trang in
	Dùng để in những dòng dữ liệu trên đầu và cuối của các trang in.
a. Tạo tiêu đề đầu, cuối trên trang in
	1. Chọn lệnh [Menu] File > Page Setup, chọn Tab Header/Footer.
Xuất hiện hộp đối thoại Page Setup.
	2. Chọn:
	* Những tiêu đề sẵn có trên khung Header hoặc Footer (Click vào drop down, sau đó click trên tiêu đề lựa chọn)..
Xuất hiện hộp đối thoại Header hoặc Footer.
	3. Di chuyển vào các khung dữ liệu cần nhập (trái, giữa, phải) tương ứng với những vị trí trên trang in.
	4. Chọn:
	* Nhập/chỉnh sửa nội dung dữ liệu.
	* Nhập/ xoá các mã cần thực hiện (chọn các nút hình tượng trong hộp đối thoại hoặc nhập trực tiếp các mã từ bàn phím ).
	5. Chọn nút OK (đóng hộp đối thoại Header hoặc Footer).
	6. Chọn nút OK (đóng hộp đối thoại Page setup).
b. ấn định những cột/dòng tiêu đề dữ liệu của bảng tính trên các trang in
	Dùng trong trường hợp bảng tính có nhiều trang in và cần phải xuất hiện lại những cột/dòng tiêu đề ở phía trên hoặc bên phải của khối in.
	* Các bước thực hiện:
	1. Chọn lệnh [Menu] File > Page Setup (hoặc chọn nút setup trong hộp đối thoại Print).
Xuất hiện hộp đối thoại Page setup.
	2. Chọn Sheet Tab.
	3. Chọn:
	* Row to Repeat at Top: để lựa chọn dòng làm tiêu đề ở phía trên khối in (nhập phạm vi của khối thứ tự của dòng trên khung hoặc Drag trên những dòng lựa chọn trong bảng tính hiện hành)..
	* Columns to Repeat at Left: để lựa chọn cột làm tiêu đề ở bên trái khối in (nhập phạm vi theo kí hiệu của cột trên khung hoặc Drag trên những cột lựa chọn trong bảng tính hiện hành).
	4. Chọn nút OK.
Lưu ý:
	* Phạm vi dùng làm những cột/dòng tiêu đề bắt buộc phải liên lạc.
	* Để huỷ bỏ phạm vi dùng làm cột/dòng tiêu đề bạn chỉ cần xoá toạ độ hiển thị trên khung Print Titles.
3. ấn định/huỷ bỏ việc phân trang trên bảng tính
	Trong Excel việc phân trang được thực hiện tự động dựa vào kích thước của trang in. Tuy nhiên bạn có thể ấn định việc phân trang ở những vị trí cần thiết trên bảng tính theo chiều ngang, chiều dọc hoặc cả hai.
a. Thực hiện việc phân trang ở vị trí chỉ định trong bảng tính 
	1. Chọn vị trí cần thực hiện như sau:
	* Dòng phía dưới của vị trí cần phân trang theo chiều ngang.
	* Cột bên phải của vị trí cần phân trang theo chiều dọc.
	* Dòng phía dưới và cột bên phải của vị trí cần phân trang theo chiều ngang và chiều dọc.
	2. Chọn lệnh [Menu] insert > Page Break.
Tại vị trí vào lệnh xuất hiện các đường phần trang.
b. Huỷ bỏ việc phân trang trên bảng tính
1. Lựa chọn toàn bộ bảng tính hoặc di chuyển ô hiện hành vào phía dưới hay bên phải của ngắt trang cần huỷ bỏ.
Chọn lệnh [Menu] Insert > Remove Page Break.