Tư liệu chuyên môn Tin học 7 - Trường THCS & THPT Chu Văn An

MỘT SỰ CHUẨN BỊ TỐT 
Trước khi bắt tay vào nhập dữ liệu cho trang tính, cần để thời gian lập kế hoạch. Cần trả lời các câu hỏi sau đây:
Trang tính định tạo ra để làm gì? (Mục đích của trang tính là gì?)
Cần đưa những thông tin gì vào trang tính
Bố trí thông tin như thế nào là hợp lí ? (Theo hàng hay cột)
Nên chọn những tiêu đề như thế nào để giải thích ngắn gọn nhất cho những thông tin trên trang tính ?
Quan hệ giữa các ô tính thế nào ? Các công thức biểu diễn mối quan hệ đó là gì ?
----------œ{----------
ĐIỀN SỐ THỨ TỰ TỰ ĐỘNG
Bước 1 : Điền vào 2 ô trên cùng các số 1 và 2
Bước 2 : Chọn 2 ô vùa điền
Bước 3 : Đưa con trỏ tới góc dưới bên phải vùng vừa chọn, khi con trỏ có dạng chữ thập ( ) thì kéo thả dọc theo cột STT, các ô tiếp theo sẽ được điền theo quy luật như hai ô có dữ liệu, tức là bằng các số tự nhiên liên tiếp 3, 4, 5...
----------œ{----------
SAO CHÉP TRONG CÙNG CỘT
Vì phải sao chép đến nhiều ô răt mất thời gian và công sức. Có một cách sao chép nhanh chóng cho nhiều ô trong cùng một cột như sau :
Bước 1 : Chọn ô đầu tiên đã có công thức (coi như ô này để làm mẫu)
Bước 2 : Chọn vùng gồm tất cả các ô cần sao chép công thức, trong đó có cả ô làm mẫu, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+D
----------œ{----------
SAO CHÉP BẰNG CÁCH KÉO THẢ CHUỘT
Ngoài cách sao chép công thức nhanh trong cùng một hàng hay cùng một cột như đã trình bày ở trên, ta cũng có thể thực hiện theo cách kéo thả chuột như sau :
Bước 1 : Chọn ô đầu tiên đã có công thức
Bước 2 : Đưa chuột vào góc phải, bên dưới của ô được chọn, con trỏ chuột có dạng . Khi đó, kéo thả chuột sang phải, đia qua các ô nhận kết quả sao chép công thức, đến ô cuối cùng. Sau khi nhả nút chuột, công thức đã được sao chép xong. Khi thực hiện thao tác kéo thả chuột này, sẽ có một khung mờ xuất hiện thể hiện vùng di chuyển chuột.
----------œ{----------
GIẤU CÔNG THỨC TRONG EXCEL
Có nhiều cách :
 1/ Bạn có thể Copy từ Menu Edit / Copy, sau đó sử dụng Edit / Paste Special / Value
 2/ Bạn có thể giấu luôn thanh Formula bằng cách vào Tools/ Options/View, bỏ dấu kiểm ở ô Formula Bar, sau đó, bạn vào Tools/Protection/Protect Sheet và gõ Pssword
 3/ Vào Menu Format/ Cells, tìm thẻ Protection, ở đây có 2 ô Locked và Hidden.
- Nếu bạn bỏ chọn ô Locked, thì khi cài Password, những ô này sẽ cho phép bạn nhập và thay đổi dữ liệu. Những ô nào chọn Locked, sẽ không cho phép bạn sửa đổi gì hết
- Nếu bạn chọn Hidden, những ô này sẽ không thể hiện bất cứ cái gì chứa trong ô lên thanh Formula khi bạn cài Password.
Đến đây, các bạn sẽ hiểu khi nào ta chọn Locked và Hidden, khi nào không
Để chọn nhiều vùng dữ liệu trên cùng một Sheet một cách nhanh chóng, ta sử dụng Menu Edit/Goto
- Đầu tiên, chọn All tòan bộ bảng tính, vào Format / Cells bỏ dấu kiểm ở ô Locked
- Sau đó, vào Menu Edit/ Goto, nhấn Special, chọn Formula, để chọn các ô có công thức, và chọn Locked cùng với Hidden
Và bây giờ, bạn vào Tools/Protection để cài Password
Nếu chỉ để bảo vệ công thức không cho người khác sửa đổi, nhưng vẫn cho thấy công thức của bạn, bạn có thể dùng thêm Validation
 4/ - Chọn vùng dữ liệu bạn muốn bảo vệ.
- Chọn menu Data / Validation.
- Trong tab Settings, chọn trong ô Allow là Text length, ô Data chọn : between, ô Minimum, bạn đánh giá trị chiều dài tối thiểu của chuỗi (ví dụ là 10000), ô Maximum, nhập giá trị chiều dài tối đa của chuỗi (ví dụ 50000).
Chọn tab Error Alert.
Trong Style chọn Stop, ô Title bạn hãy nhập tiêu đề của ô thông báo (ví dụ Cấm!), ô Error message, bạn nhập nội dung của ô thông báo (ví dụ: khong duoc dung vao du lieu cua nguoi khac).
Nhớ chọn the check box : Show error alert after invalid data is entered.
- Để xoá những vùng dữ liệu đã được đặt Validation bạn hãy chọn Clear All.
Bạn có thể làm ẩn luôn cả một Sheet có chưa công thức bằng cách :
 5/ Vào Tool-Macro-Víual Basic- chọn sheet cần ẩn, chọn mục Visible là 2-xlSheetveryVisible
TÔ MÀU DÒNG XEN KẼ TRONG EXCEL
Ắt hẳn bạn đã từng thấy bảng tính Excel với những dòng tô màu cách nhau, thí dụ dòng chẵn thì tô màu xám, dòng lẻ không tô hoặc tô màu khác.
Trình bày bảng tính tô màu cách dòng như vậy khiến cho bảng tính có vẻ Pro và làm cho người dùng dễ đọc dữ liệu. Bạn có thể định dạng từ từ bằng tay từng dòng, nếu bạn đủ kiên nhẫn, nhưng bạn biết rồi đấy, kiên nhẫn 1 lần thì chưa đủ. Bạn sẽ phải bực mình khi cần xoá dòng, chèn dòng, cập nhật dữ liệu.
May sao, sử dụng Conditional Formatting có thể giúp bạn thực hiện tô màu nhanh và loại bỏ hết những phiền toái trên sau khi tô màu.
Giả sử bạn có dữ liệu trong vùng A1:H57, và bạn dự trù sẽ cập nhật cho đến hết tháng sẽ khoảng 100 dòng. Vậy bạn đánh dấu chọn khối A1:H100 sao cho ô A1 là ô hiện hành. Dùng cách như chiêu 18, 19, để vào chỗ cần gõ công thức của chức năng Conditional Formatting, và gõ công thức sau:
= Mod(Row(),2)
Nhấn format và chọn màu tô cho dòng lẻ. Nguyên nhân tô dòng lẻ: Công thức trên sẽ cho các giá trị lần lượt là 1, 0, 1, 0,  đến hết dòng 100, tương ứng với True, False,  và Conditional Formatting sẽ chỉ tô dòng True.
Cũng như vậy nếu bạn muốn tô màu cột cách cột, thì dùng công thức =Mod(Column(),2)
Ghi chú: Nếu bạn có sử dụng ASAP Utilities, bạn cũng có thể làm được như sau:
Vào menu ASAP – Row & Column – Color Each n’th row or column in selection
Chọn Row hoặc column tuỳ ý, chọn màu tuỳ ý, gõ 2 trong ô Steps, đánh dấu vào mục chọn Conditional Formatting.
Kết quả công thức của Condition là =MOD(ROW()-1,2*1)+1<=1
Công thức trên có vẻ hơi phức tạp nhưng nếu rút gọn là: = Mod(Row()-1,2)=0 thì hiệu quả tương tự như công thức trên. Sở dĩ nó phức tạp, là để có thể thay đổi phương pháp tô màu theo steps đã chọn. Thí dụ khi chọn step = 3, cách 2 dòng tô 1 dòng, nghĩa là như hình sau: Chỉ tô dòng có Mod(Row()-1,3)=0
Mặc dù phương pháp này dễ thực hiện, nhưng không linh hoạt: Tất cả các dòng lẻ từ 1 đến 100 đều bị tô màu, dù có dữ liệu hay không. (nhớ lại, dữ liệu hiện tại của bạn chỉ đến dòng 57). Vậy có thể chỉ tô tự dộng đến hết dòng cuối có dữ liệu, cò những ô chưa có dữ liệu chỉ bị tô màu sau khi nhập liệu không? Hãy xem cách sau đây:
Tô màu động:
Chỉ cần bạn sửa công thức trên lại 1 xíu xiu:
=And( Mod(Row(),2),CountA($A1:$H1))
Chú ý chỗ tham chiếu tuyệt đối cột và tương đối dòng. Ý nghĩa công thức này là:
- khi bạn đứng ở dòng 1, đó là dòng lẻ và vùng A1:H1 có dữ liệu => tô màu.
- Nếu bạn đứng ở dòng 10, công thức trở thành =And( Mod(Row(),2),CountA($A10:$H10)) nghĩa là dòng chẵn và có dữ liệu => không tô màu
- Nếu bạn đứng ở dòng 59: dòng lẻ nhưng không có dữ liệu => không tô màu.
Mở rộng: Tô màu cách 2 dòng tô 1, hoặc tô xen kẽ 3 màu trở lên:
bạn chỉ cần sửa công thức ASAP cho phù hợp, kết hợp với CountA() cho linh hoạt. Thí dụ với các công thức như hình:
bạn sẽ có kết quả như hình, dòng nào không có dữ liệu thì không tô màu
----------œ{----------
TÁCH HỌ VÀ TÊN TRONG CÙNG MỘT CỘT TRONG EXCEL
Hỏi: Khi dùng bảng tính Excel tôi không biết cách tách họ và tên trong cùng một cột như thế nào. Nhờ anh/chị chỉ giúp. Xin cảm ơn
Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thường ta nhập cả họ và tên vào cùng một ô. Tuy nhiên, có khi sau đó ta cần phải tách riêng tên ra khỏi họ và tên đệm, nếu làm thủ công bằng thao tác sao chép rồi dán qua ô khác thì sẽ rất bất tiện. Nếu sử dụng hàm Right kết hợp với một vài hàm khác thì cũng có thể cho ra kết quả như bạn muốn, nhưng trong một số trường hợp sẽ cho kết quả không chính xác. Có một phương pháp tối ưu hơn sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc này, cách thực hiện cũng khá đơn giản như sau:
- Trên bảng tính chứa cột họ tên cần tách, bạn chọn menu Tools > Macro > Visual Basic Editor, lập tức xuất hiện chương trình Microsoft Visual Basic.
- Tiếp theo, bạn nhấn menu Insert và chọn Module sẽ xuất hiện một cửa sổ soạn thảo.
Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo:
Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer)
Dim j As Integer
Name = Trim(ten)
For j = Len(Name) To 1 Step -1
If Mid(Name, j, 1) = " " Then
If lg = "1" Then
Tachten = Right(Name, Len(Name) - j)
Else
Tachten = Left(Name, j)
End If
Exit For
End If
Next
End Function
- Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại và quay trở về bảng tính Excel.
- Bây giờ để tiến hành tách riêng họ và tên đệm vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô mới chứa họ và tên đệm rồi nhập vào công thức =TachTen(B3,0) và nhấn Enter sẽ thấy ngay kết quả.
- Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và nhập vào công thức =TachTen(B3,1) rồi nhấn Enter là xong.
Ghi chú: B3 chính là địa chỉ của ô ban đầu chứa cả họ, tên đệm và tên.
----------œ{----------
PHÍM TẮT TRONG EXCEL
 1. Những phím tắt cơ bản:
Phím tắt
Chức năng
Ctrl + A
Chọn toàn bộ bảng tính
Ctrl + C
Sao chép. Enter: dán một lần.
Ctrl + V
dán nhiều lần
Ctrl + F
Bật hộp thoại tìm kiếm
Ctrl + H
Bật hộp thoại tìm kiếm và thay thế.
Ctrl + N
Tạo mới một bảng tính trắng
Ctrl + P
Bật hộp thoại in ấn
Ctrl + S
Lưu bảng tính
Ctrl + X
cắt một nội dung đang chọn
Ctrl + Z
Phục hồi thao tác trước đó
Ctrl + *
Chọn vùng dữ liệu liên quan đến ô hiện tại.
Ctrl + F4, Alt + F4
Đóng bảng tính, đóng Excel
2. Phím tắt trong di chuyển
Phím tắt
Chức năng
Ctrl + Mũi tên
Di chuyển đến vùng dữ liệu kế tiếp
Ctrl + Home
Về ô A1
Ctrl + End
về ô có dữ liệu cuối cùng
Ctrl  + Shift + Home
Chọn từ ô hiện tại đến ô A1
Ctrl + Shift + End
Chọn từ ô hiện tại đến ô có dữ liệu cuối cùng
    	3. Phím tắt trong định dạng
Ctrl + B: Định dạng in đậm
Ctrl + I: Định dạng in nghiêng.
Ctrl + U: Định dạng gạch chân.
Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format Cells.    
4. Chèn cột, dòng, trang bảng tính
Ctrl + Spacebar: Chèn cột
Shift + Spacebar: Chèn dòng
Shift + F11: Chèn một trang bảng tính mới         
5. Công thức mảng:
Ctrl + G: Bật hộp thoại Go to để đến một mảng đã được đặt tên trong bảng tính.
Shift + F3: Nhập công thức bằng cửa sổ Insert Function
Ctrl + Shift + Enter : Kết thúc một công thức mảng
Ctrl + F3: Đặt tên mảng cho một vùng dữ liệu.
F3: Dán một tên mảng vào công thức.    
6. Ẩn hiện các cột.Ctrl + 0 : Ẩn các cột đang chọn.Ctrl + Shift + 0: Hiện các cột bị ẩn trong vùng đang chọn.         
7. Chọn các vùng ô không liên tục
Để chọn các vùng ô, dãy ô không liên tục. Bạn dùng chuột kết hợp giữ phím Ctrl để chọn các vùng ô không liên tục cần chọn.   
 8. Chuyển đổi giữa các bảng tính đang mở.
Ctrl + Tab, hoặc Ctrl + F6 để chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính đang mở.
 9.Chuyển đổi giữa các trang bảng tính (sheet)
Ctrl + Page Up: Chuyển sang sheet trước.Ctrl + Page Down:  Chuyển sang sheet kế tiếp   
10. Dán nội dung cho nhiều ô cùng lúc.
Chọn một nội dung cần sao chép, nhấn Ctrl + C.Nhập địa chỉ vùng ô cần dán nội dung vào mục Name Box trên thanh Fomular dạng : Nhấn Enter để dán nội dung vào vùng ô trên
11. Không chuyển sang ô khác sau khi nhập
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter sau khi nhập để không di chuyển con trỏ sang ô kế tiếp Hoặc vào menu Tools - Options. Chọn thẻ Edit. Bỏ chọn mục Move selection after Enter Direction.
----------œ{----------
CÁCH XEM GOOGLE EARTH
Để xem Google Earth, trước tiên cần tải chương trình mới tại đây. Người dùng có thể nhấn vào chữ Agree to download để tải.
Cài đặt:
Trước khi cài đặt, bạn cần quan tâm đến yêu cầu về cấu hình của máy tính dùng để chạy chương trình Google Earth Pro.
Cấu hình tối thiểu: Windows 2000 / XP; Pentium 3,500Mhz; 128 MB RAM; 400 MB vùng đĩa trống. Tốc độ đường truyền Internet 128 Kb/giây. Card màn hình hỗ trợ 3D, VRAM 16 MB. Độ phân giải màn hình 1024x768, "16-bit High Color".
Cấu hình khuyên dùng: Windows XP; Pentium 4 2.4GHz+ / AMD 2400xp+; 512 MB RAM; 2 GB vùng đĩa trống. Tốc độ đường truyền Internet 768 Kb/giây hoặc tốt hơn (DSL/Cable). Card màn hình hỗ trợ 3D, VRAM 32MB hoặc cao hơn. Độ phân giải màn hình 1280x1024, "32-bit True Color".
Bài viết này sử dụng Google Earth Pro với phiên bản dùng thử 7 ngày để làm minh hoạ. Do đó, trước khi tải bộ cài đặt về các bạn phải đăng ký nhận mã số sử dụng với Google.
Các bước thực hiện như sau:
Trong phần Google Earth Pro, các bạn nhấn chuột vào liên kết 7-day free trial.
Trong cửa sổ tiếp theo, chọn nút Free Trial và nhấn Next.
Tại cửa sổ đăng ký, bạn sẽ được thông báo về yêu cầu cấu hình tối thiểu cho máy tính cài đặt phiên bản Pro. Bạn sẽ nhận được e-mail từ Google gửi cho bạn mã số cho phép sử dụng 7 ngày Google Earth Pro (7-day License Key) sau khi điền đầy các thông tin vào mẫu đăng ký.
Bạn lần lượt điền đầy đủ các thông tin đăng ký vào các ô có đánh dấu sao (*) như địa chỉ e-mail, tên của bạn Sau đó nhấn Next.
Nếu bạn khai báo đầy đủ, cửa sổ thông báo khai báo thành công xuất hiện, nhắc nhở bạn mã số sử dụng đã được gửi đến địa chỉ email mà bạn vừa khai báo trong phần đăng ký. Bạn sẽ sử dụng tên và mã số được nêu trong thư để đăng nhập vào chương trình Google Earth Pro. Sau đó, bạn hãy nhấn chuột vào liên kết Download Google Earth Pro để tải về bộ cài đặt chương trình. Việc cài đặt Google Earth Pro diễn ra rất nhanh và đơn giản. Bạn chọn chế độ Complete để cài đặt toàn bộ chức năng của phần mềm này.
Sử dụng:
Đăng nhập
Bây giờ bạn đã có thể khám phá các địa danh trên thế giới thông qua phần mềm địa cầu ảo 3D này rồi. Các bạn đừng quên vào hộp thư của mình để nhận tên đăng nhập và mã số sử dụng phiên bản Google Earth Pro trong 7 ngày do Google gửi đến cho bạn. Sau đó, tại màn hình Desktop, bạn nhấn chuột vào shortcut Google Earth Pro.
Tại cửa sổ đăng nhập, bạn nhập vào tên đăng nhập trong ô Username và mã số sử dụng trong ô License Key. Sau đó nhấn vào nút Login.
Chọn Server và Port như các giá trị mặc định và nhấn Login.
Theo khuyến cáo của phần mềm, bạn nhấn Yes để chọn chế độ DirectX.
Nhấn Exit để thoát ra và khởi động lại chương trình trong chế độ DirectX.
Sử dụng
Màn hình làm việc: Đầu tiên các bạn làm quen với màn hình làm việc chính của chương trình Google Earth Pro. Có thể chia màn hình làm việc này thành 3 phần:
Khung bên trái: Phía trên cùng là thanh menu. Dưới thanh menu là các thẻ Fly To, Local Search và Directions có chức năng liên quan đến tìm kiếm vị trí trên địa cầu ảo. Ô Places liệt kê các địa danh do người dùng hoặc chương trình đưa vào. Ô Layers cung cấp đa dạng các loại dữ liệu thông tin địa lý mà bạn có thể chọn cho hiển thị trên bản đố, như dữ liệu đường bộ, địa hình, hay cao ốc.
Khung dưới màn hình: Cho phép lựa chọn hiển thị một số thông tin thường dùng. Các nút điều hướng để di chuyển hay thay đổi góc nhìn. Các tiện ích như in, gửi e-mail.
Khung hiển thị trái đất: Chiếm phần lớn diện tích màn hình. Thể hiện các thông tin địa lý bằng hình ảnh 2D hoặc 3D lấy từ ảnh vệ tinh, các ảnh chụp trên không và từ hệ thống thông tin địa lý GIS.
Sử dụng con chuột để xem bản đồ.
Bạn chỉ cần sử dụng con chuột có nút cuộn ở giữa là có thể điều chỉnh và xem bản đồ ở mọi góc độ. Bạn nhấn giữ phím trái chuột (hình bàn tay mở chuyển sang nắm) và di chuyển con chuột để xem theo mọi hướng mà bạn muốn. Bạn có thể nhấn phím trái + di chuyển + thả nhanh chuột để hình ảnh trôi tự động hoặc xoay quả địa cầu tự động.
Để phóng to/thu nhỏ bạn có thể dùng nút cuộn.
Để xoay hình, bạn nhấn nút cuộn và kéo chuột sang trái hoặc sang phải.
Để thay đổi độ nghiêng, bạn nhấn nút cuộn và kéo chuột đến góc nhìn mong muốn.
Một số sử dụng cơ bản
Fly To: xem tổng quát địa hình của vùng từ trên cao.
Lưu vào Places: lưu lại những vị trí đã tìm thấy.
Local Search: tìm một vị trí theo tên địa danh.
Directions: tìm đường đi trong các thành phố
Tính khoảng cách, diện tích.